Pourquoi collecter des données environnementales de qualité ?

La première question à se poser peut sembler extrêmement simple et pourtant elle n'est pas anodine : pourquoi les entreprises doivent-elles collecter des données environnementales de qualité ? Elles le doivent pour deux raisons majeures ; la première, c'est évidemment la pression réglementaire. Elles doivent aujourd'hui répondre à de nouvelles normes et veiller à leur strict respect. Mais les normes ne sont pas tout. Les entreprises doivent également répondre à de nouvelles attentes. La société civile, les agences de notation, mais aussi les investisseurs demandent aujourd'hui plus d'information, et surtout plus d'information de qualité, sur les activités de l'entreprise. Ne pas répondre à ces exigences peut avoir des conséquences financières importantes. L'entreprise doit désormais se doter d'outils performants pour collecter des données environnementales de qualité.

Elle doit donc intégrer, dans sa stratégie, de nouvelles façons d'opérer, car de la qualité des données environnementales fournies par l'entreprise dépend sa crédibilité auprès des parties prenantes. Il est essentiel que la politique environnementale de l'entreprise et la qualité de ses données soient en adéquation. Pour Mazars, trois critères primordiaux sont à retenir pour atteindre cet objectif : la transparence, l'exhaustivité et la comparabilité. Mais la mise en œuvre d'un système de collecte cohérent et efficace n'est pas simple à réaliser. Il faut respecter certaines étapes, éviter bien des pièges et mobiliser les énergies nécessaires. C'est un véritable projet d'entreprise qui s'intègre dans son système de management.


Quel type de données choisir ?

Une des principales difficultés de la collecte d'informations environnementales vient du choix des différents paramètres. C'est une question stratégique à laquelle l'entreprise ne peut répondre à la légère. Petit tour des principaux paramètres. L'entreprise peut choisir de ne traiter que de ces activités propres. Elle peut également faire le choix de collecter des données sur toutes les activités générées par l'entreprise : les transports, la sous-traitance, les fournisseurs… Il est bien évident que selon la piste suivie la masse d'informations collectée prendra une ampleur différente et nécessitera un traitement adapté.

La question du découpage, dans le cas d'un grand groupe, est aussi essentielle. Il s'offre à l'entreprise plusieurs choix : -Une collecte de données pour l'ensemble des sites -Une collecte et une communication par site -Dans un cadre international, un découpage géographique

Autant de choix à effectuer avant de se lancer dans le processus de collecte.

La même interrogation peut se poser en cas d'activités multiples de l'entreprise. Doit-elle avoir une approche centrée sur l'activité principale ou doit-elle effectuer une collecte, et une information, par activité ?

Ces données environnementales vont prendre la forme d'indicateurs.

L'entreprise a là aussi le choix entre mettre en place de simples compteurs environnementaux, qui donnent une vision statique ou des indicateurs, sous forme de ratio, qui vont offrir une vision dynamique. Ces indicateurs sont dans une logique de progrès et permettent de mieux mesurer l'évolution des performances environnementales. Ils sont généralement préférés par les parties prenantes.

Pour Mazars, l'indicateur est une forme de contrat dont la portée est bien plus forte que celle du compteur.

En tout état de cause, dans la collecte et le traitement, il est important de trouver un équilibre entre ces deux types de données environnementales.

Les aspects réglementaires et les aspects volontaristes de la politique environnementale de l'entreprise sont connus. En revanche, aucune de ces approches ne fournit de mode opératoire ; l'essentiel est donc à construire par l'entreprise.


Quelle marche à suivre pour la collecte de données environnementales de qualité ?

Mazars propose quatre grandes étapes pour garantir une collecte de données environnementales de qualité : la phase préparatoire, le diagnostic et la définition des objectifs, la mise en place du mode opératoire et enfin l'élaboration de l'information.

La phase préparatoire
Au cours de cette étape, il s'agit de formaliser stratégie et politique environnementales. Un bilan des engagements et des valeurs prônées par le groupe est à effectuer. Il faut également définir les cibles. A qui l'entreprise souhaite-t-elle s'adresser ? Il est nécessaire de comprendre les attentes de ces différents publics afin de mieux y répondre. Il faut en dernier lieu, déterminer les objectifs de l'information environnementale tant en interne qu'en externe. Doit-elle servir à communiquer ? A mieux gérer ? A faciliter la concertation ? Dans l'idéal, il doit évidemment répondre à ces trois aspects.

Le diagnostic et la définition des objectifs
A ce stade de la réflexion, il faut définir le périmètre : quelles activités, quels sites, quelle période…Le périmètre est défini en fonction de la stratégie de l'entreprise et des objectifs que l'on assigne à l'information. Il est nécessaire de faire un diagnostic de l'existant. Dans quel contexte évolue l'entreprise ? Quelles pratiques ont cours dans son secteur d'activité ? Comprendre l'environnement permet de mesurer les impacts. Il est également important de savoir comment l'entreprise collectait les informations jusqu'alors. Existe-t-il déjà des processus de récolte, des critères de qualité ? Cette phase de diagnostic est essentielle car la mise en place du mode opératoire nécessite la confrontation entre l'existant et les objectifs.

La mise au point du mode opératoire
L'identification des écarts (entre l'existant et les objectifs) et l'évaluation des coûts d'obtention des données manquantes font parties intégrantes de la démarche. L'entreprise va ensuite décider des données à publier et des données à exclure. Cette phase d'arbitrage permet la définition d'un plan de progrès. Reste à déterminer la procédure de collecte des données et leur traitement. Pour cette étape, plusieurs facteurs sont à prendre en compte : l'adaptation des sources d'information ; l'entreprise va aller récolter des données, peut-être, jusqu'à ce jour peu ou pas exploitées, voir inexistantes. Pour cela, il faut mettre en place des procédures, redéfinir l'outil informatique. Mais, bien sûr, aucune démarche de modification du système d'information de l'entreprise ne peut réussir sans l'adhésion complète des personnels. C'est pour toutes ces raisons que la collecte des données environnementales et la réalisation des reporting mènent l'entreprise à effectuer de véritables choix structurants.

La construction de l'information interne et/ou externe
C'est l'aboutissement des travaux effectués en amont. La conception et la construction de l'information, tant interne qu'externe, engagent le présent et l'avenir. C'est une étape à ne pas négliger. Conception et construction de l'information se construisent en plusieurs phases: l'analyse comparative, le contrôle et le suivi des données, l'arbitrage final et la consolidation des données, c'est-à-dire comment je fais vivre ces processus dans l'entreprise de manière pérenne. Dans un souci de démarche de progrès, l'entreprise devra aussi intégrer l'évaluation du système d'information en mettant en place des procédures d'audit interne, voire de certifications.


CONCLUSION

La mise en place d'un système de collecte et d'information de qualité nécessite des choix stratégiques de la part de l'entreprise. De ces choix et de leur suivi dépendent le succès de la démarche. Le premier choix se fait au plus haut niveau, c'est tout simplement le souhait d'impulser une telle démarche. Ce souhait ne peut s'incarner sans une véritable volonté de coordonner en permanence la mise en place de systèmes d'informations avec les politiques de l'entreprise et de management. En dernier lieu, la volonté de répondre, tant en interne qu'en externe, aux critères de transparence, d'exhaustivité et de comparabilité, renforce la crédibilité du discours de l'entreprise envers l'ensemble des parties prenantes. Et c'est bien là tout l'objectif de la mise en place d'une telle démarche.